面向企业和个人用户的5个功能

2019-08-02 11

面向企业和个人用户的5个功能

您是否正在使用5GB的免费Microsoft OneDrive云存储,或者您的公司是否正在使用OneDrive for Business来存储公司数据?您的电子邮件地址已与Microsoft帐户相关联(例如,使用Windows 8或更高版本,Skype和其他服务,如已经需要帐户了。或者您可能没有意识到,对于每个Microsoft帐户,用户都可以获得5 GB的免费OneDrive存储。

OneDrive是一种云存储服务,很像您所知道的所有其他云存储服务(例如Dropbox)。然而,OneDrive似乎引起了许多用户的困惑。本文旨在回答您可能遇到的未解决的问题,并提供5个用例,以便更好地了解利用Microsoft提供的存储的最佳方式。

为什么OneDrive周围会出现混乱?

关于“OneDrive”一词的大部分混淆最好用OneDrive作为房子和移动货车的类比来描述。这描绘了微软试图在一个术语中结合两个概念 - 一个用于企业环境(私有和公共部门)和一个用于非企业(个人)环境。以下是OneDrive的三个定义:

一种应用程序,用于同步基于云的存储区域中的选定文件夹,或同步SharePoint Online或SharePoint On-Premises环境中的选定文档库。

个人SharePoint网站集,其中许可用户可以创建和共享企业内容。

Microsoft帐户关联的任何电子邮件地址的用户可访问的基于云的个人存储区域。

提到的最后一点暗示OneDrive是微软的Dropbox版本。好吧, - 还有更多。One Drive不仅仅是一个存储区域,而且它同样是一个促进数据进出存储的辅助工具。

如何免费获得OneDrive的最佳效果

人们可以轻松地深入了解技术细节以及微软云服务的优缺点,但我们宁愿为您提供一些如何使用OneDrive的突出示例,具体取决于应该通过它实现的目标。如果您确定需要在用例中使用云服务,请按照我们的说明充分利用您的OneDrive帐户。

1.与其他用户共享文件

遇见约翰:约翰是一名木匠,他非常热衷于在空闲时间成为孩子们的足球教练。在新赛季开始为他的球队开始之前,John想要建立一种方法来更好地与他的团队成员的父母进行组织和协调。为此,他希望与队友中所有孩子的父母分享练习和比赛日程,其他父母的联系信息,有时还会在比赛期间拍摄一些照片。

John需要做什么: 1。John需要创建一个Microsoft帐户,因为他还没有使用Outlook.com或Live帐户。一旦John将他的电子邮件地址与Microsoft帐户相关联,他就可以访问5 GB的OneDrive存储,他可以用来上传日程表,联系人和照片。2.现在,John 登录到OneDrive并创建一个新文件夹,并将其足球队的所有文档上传到此文件夹:

OneDrive创建新文件夹

上传所有文件后,John会共享指向他创建的文件夹的链接,该文件夹允许没有OneDrive帐户的用户查看此文件夹中的文件:

共享OneDrive文件夹

John最喜欢这个解决方案的是OneDrive是全球可访问的,并且可以为所有设备提供应用程序。因此,即使他在建筑工地上工作,他也可以使用智能手机或平板电脑更改时间表。

2.将图片与电话,云和本地存储同步

遇见安妮:安妮是两个孩子的母亲,她喜欢用她的iPhone拍照她的孩子。但由于她害怕失去手机和所有图片,她希望自动备份本地驱动器上的所有图片,与她的OneDrive文件夹同步。

安妮需要做什么:

Anne需要创建一个OneDrive帐户

为图片创建一个文件夹

下载她希望将本地备份同步到的平台的OneDrive客户端。

在本地计算机上安装OneDrive并启动该程序。

使用步骤1中设置的凭据登录OneDrive。

单击OneDrive托盘图标,选择更多并打开“设置”

OneDrive个人客户端设置

在帐户功能区中,单击选择文件夹以选择用于自动同步的文件夹。

选择文件夹以同步OneDrive,

现在,Anne可以选择包含来自其孩子的照片的文件夹,以自动同步到她正在运行的本地计算机,并将其用作备份。

选择要在OneDrive中同步的文件夹

OneDrive文件夹可以像本地硬盘上的每个“常规”文件夹一样访问。因此,在OneDrive同步图片之后,Anne也可以在不连接互联网的情况下访问它们。

注意:前两个用例一直在处理OneDrive的免费版本。以下用例涉及OneDrive for Business。

3.存储和共享敏感业务文件

公司希望存储和共享业务敏感信息。它已在SharePoint Online或SharePoint内部部署中实施Microsoft Office 365。

艾尔莎正在为当地服务提供商的销售部门工作。艾尔莎正在开展一个新的销售宣传,但尚未准备好让她的同事们看到。因此,Elsa决定使用她的公司使用的Microsoft Office 365 SharePoint解决方案与OneDrive一起处理她的销售宣传。这使她能够在她的个人SharePoint网站集中处理她的概念,并在她的组织内共享结果 - 即使是与外部利益相关者一起完成新的销售宣传。

Elsa需要做的事情: Microsoft的SharePoint解决方案为每个用户提供了一个名为“OneDrive”的私有网站集。

首先,通过从左上角访问的下拉菜单中选择应用程序,登录到公司的Office 365门户后,Elsa必须导航到她的SharePoint网站集。

Office 365应用程序

在那里,Elsa发现她的个人和安全的SharePoint网站集,它嵌入在公司的SharePoint环境中,尽管只能由Elsa自己访问。在SharePoint的这个OneDrive部分中,Elsa可以上传她的文档,编辑和共享它们。

Elsa在她的SharePoint网站集中创建了一个专门针对与其销售宣传相关的所有文档的网站,该网站集嵌入在她公司的Office 365环境中。她可以将所有相关文件上传到本网站。

个人SharePoint站点

Elsa彻底考虑了如何使公司服务产品的销售宣传更具说服力和时间效率 - 现在她准备好所有文件,是时候与她的团队分享这些文件了。为此,她选择要共享的文档,单击文档名称旁边的三个垂直点并输入人员的电子邮件地址,她希望与之共享此文档。

SharePoint共享文档1/2

SharePoint共享文档2/2

4.合作云中的敏感业务信息

该公司希望设置同步服务以同步所选云内容的本地副本。它已实施SharePoint Online或SharePoint内部部署。

会见Rob:Rob是汽车行业中型一级供应商的执行官。在担任公司负责人的过程中,Rob不得不乘火车旅行很多,不幸的是,火车上的WIFI网络根本不可靠,有时候根本没有WIFI可用。因此,Rob实施了一个基于Microsoft OneDrive和SharePoint的解决方案,使他能够脱机工作,并在有可用的Internet连接时同步他需要工作的文件。

Rob需要做什么: Rob在他的公司中设置了Microsoft Office 365环境,并希望使用SharePoint允许OneDrive for Business客户端与OneDrive Web应用程序同步,从而使SharePoint数据可以在全球访问。为了与OneDrive建立自动同步,Rob执行以下操作:

Rob 在他的笔记本电脑上安装OneDrive for Business客户端。

Rob使用Office 365凭据登录OneDrive for Business客户端。

然后,他单击OneDrive for Business客户端的托盘图标,然后选择“更多”并打开“设置”。

OneDrive for Business客户端设置

在已打开的窗口中,Rob单击“帐户”功能区中的“选择文件夹”,从公司的OneDrive位置选择要与其本地计算机同步的文件夹。

OneDrive for Business客户帐户功能区

在下一个窗口中,Rob会检查他希望同步的所有文件夹,或者通过单击“使所有文件可用”来选择所有文件夹

OneDrive for Business客户端选择文件夹

现在,所选文件夹将与Rob的计算机同步,并在Windows资源管理器中作为位置提供。

Windows资源管理器中的OneDrive for Business客户端

Rob现在可以打开并使用这些文件,无论他是在线还是离线。当重新建立互联网连接时,Rob在离线工作时创建或创建的文档或新文件的任何更改都将与公司的OneDrive存储同步。

正如您在上面的屏幕截图中看到的那样,Rob是否有另一个位置,其中列出了OneDrive - Boxcryptor。这个额外的位置是安全层,Rob用于保护云中的公司数据免受未经授权的访问 - 但稍后会更多。

5.使用Microsoft的Office Online Applications

认识Sarah:Sarah是工商管理专业的学生。当然,作为一名学生,莎拉不想将她稀缺的预算花在软件上。因此,Sarah决定使用免费的Microsoft Office Online应用程序来处理大学项目。

莎拉需要做的事情:

注册她的Microsoft Office Online电子邮件地址

Sarah现在可以选择她想要使用的Office应用程序。她的帐户还附带了一个OneDrive帐户,这对Sarah使用Office Online应用程序是绝对必要的。

Microsoft Office Online应用程序

通过此设置,Sarah可以访问和编辑存储在她的免费OneDrive个人帐户中的文件。但是,Office Online无法打开Sarah笔记本电脑本地存储的文件。因此,对于Sarah来说,为了使用办公室应用程序来处理她的大学项目,必须建立互联网连接。

使用Boxcryptor的OneDrive Safer

如前所述(Rob的用例),可以在OneDrive云存储上添加额外的安全层 - 无论您是业务用户还是寻求保护您的个人OneDrive云存储都无关紧要。您的数据永远不会受到保护。

除了最后一个与Office Online应用程序有关的用例外,所有用例都可以包括Boxcryptor提供的端到端加密的附加安全层。John可以安全地将所有文档存储在他的个人OneDrive云存储中,并通过发送Whisply链接(Boxcryptor中包含的服务)与所有家长轻松安全地共享。无论是使用SharePoint还是使用任何其他Office应用程序都无关紧要。

如果她决定改变她的手机,安妮可以在她的iPhone和Android上使用BoxcryptorBoxcryptor适用于所有主要平台,设置非常简单,OneDrive将自动检测。

Elsa和Rob应该明确加密他们正在使用的数据,因为它是高度敏感的业务数据。这两种业务用例都可以通过Boxcryptor的强大加密来保护,因为它可以无缝集成到现有的工作流程中。此外,Boxcryptor for Teams还提供各种协作和企业特定功能,使团队可以轻松方便地处理安全加密的文件。

Office Online应用程序要求处理的文件存储在OneDrive中,而不是本地存储。由于Boxcryptor的加密发生在本地,因此这些仅限在线的文档无法加密。为了提高安全性,我们建议使用Office产品的桌面应用程序并处理OneDrive客户端中的文档,而这些文档又应包含在Boxcryptor驱动器中。这使您可以使用即时端到端加密,同时确保云中的数据仍然受到我们强大的端到端加密的保护。

使用Boxcryptor加密SharePoint

在所描述的用例中,主要涉及SharePoint。这是因为SharePoint是Microsoft Office 365环境的一部分,OneDrive也是如此。由于许多企业都在使用SharePoint来实现其协作功能,因此OneDrive的主要用例将涉及SharePoint。此外,Microsoft是否为Office 365许可证的每个用户提供1 TB的OneDrive存储空间。存储空间量大大超出了Office应用程序,特别是SharePoint网站的要求,除了Office应用程序创建的数据外,还可以使用额外的空间来存储大量数据,当然,使用Boxcryptor进行安全加密。

Boxcryptor和SharePoint网络研讨会

Boxcryptor可以像其他文档一样保护SharePoint文档。如果您想了解有关如何使用Boxcryptor保护SharePoint文档的更多信息,我们目前正在计划“Boxcryptor和SharePoint”网络研讨会。