OneNote为什么受企业追捧?

2019-08-05 10

OneNote为什么受企业追捧?

在考虑微软的Office环境时,大多数人会本能地想到Word,Excel,PowerPoint和Outlook,以及他们的Office在线挂件。但是,在Microsoft Office应用程序中可能存在一个隐藏的冠军,它比其更受欢迎的兄弟Word:微软的笔记解决方案OneNote更强大。

虽然,微软宣布 OneNote将不再是Office软件包的一部分,从Office 2019开始,它仍然是一个强大的工具,特别是对团队而言。因此,我们希望为您提供有关OneNote的详细信息以及它在商业用户中如此受欢迎的原因。我们将解释OneNote如何工作,OneNote如何保存文件以及存储这些文件的位置。此外,我们将讨论Microsoft的笔记记录工具的最常见用例。最后,我们将了解与在线笔记相关的可能的安全问题。

什么是Microsoft OneNote?

OneNote是Microsoft Office软件和Office在线环境的一部分。Office产品系列涵盖文字处理,电子表格,电子邮件,演示文稿,数据库以及笔记记录的应用程序。对于后者,微软开发了OneNote,它应该提供在写生簿中工作的感觉。显然,它做得相当好,取代了许多工作场所的笔和纸。这种协作和笔记工具包括一个内置结构,使团队可以轻松地收集和分享知识和个人任务。

OneNote的工作原理 - 笔记本,页面,章节和小节

所有笔记都在所谓的页面上进行。这些页面分为几个部分和小节。所有部分和小节都包含一个笔记本。通常,每个项目,部门,电话或会议都会创建一个笔记本。这有助于您保持笔记的结构。OneNote的一个巨大优势是它可以自动保存所有元素。因此,您不必担心忘记保存某些东西。所有笔记本,部分,子部分和页面都自动存储在用户的OneDrive中。

OneNote和OneDrive之间的这种自动连接可以无缝工作,几乎完美地创造了OneNote的主要优势:无论您使用哪种设备在笔记本电脑上工作,您的笔记都会自动保存和同步。只有OneNote 2016是存储位置的例外。在该版本中,您也可以在本地存储笔记本,例如在您的PC或外部硬盘驱动器上。

OneNote用于什么?最常见的用例

OneNote用作所有设备上始终可用的信息和备注的存储库。例如,在会议或呼叫期间获取的信息和注释将同步到OneDrive,从而可以从连接到该帐户的所有设备上的任何位置访问。因此,OneNote是项目规划和项目协作的绝佳工具。因此,OneNote是有组织协作的绝佳工具,也是在笔记本中组织工作和Microsoft Office文档的好方法。

使用OneNote进行文件管理 - 释放您的电子邮件收件箱

在内部通信和文件传输方面,电子邮件是最常用的程序。想想您的工作场所:您多久收到一位同事通过电子邮件发送给您的文件?可能是定期的。但是,这种形式的文件传输存在很大的安全风险,大文件可能会占用您的收件箱,并且需要花费大量时间才能到达。安全风险将在稍后处理,但使用OneNote进行文件管理可以大大提高电子邮件收件箱的性能。

该文件可以包含在笔记本中,而不是将文件附加到电子邮件中,存储在公司的共享云存储中,并且可以通过电子邮件轻松分发到笔记本的链接。当Microsoft Outlook用于组织和安排会议时,这种使用OneNote的方式特别有用。可以在日历事件中直接创建注释,并自动为每个参与者提供注释。

使用OneNote进行任务管理 - 创建更精简的工作流程

OneNote还可用于管理单个级别的任务,方法是将收到的电子邮件副本附加到笔记本(拖放)并向笔记本中的元素添加标记。这会将任务添加到Outlook中的后续任务,提醒您不要忘记电子邮件。

将电子邮件复制到笔记本后,可以存档原始电子邮件。这不仅可以让您保持Outlook收件箱的精简,还可以为您提供一种很好的方式来概述您的任务以及与之相关的对应关系。

OneNote团队管理 - 共享文档协作

使用OneNote可以非常轻松地管理单个级别的任务和文档。当然,管理团队也可以毫不费力地完成。这是因为笔记本电脑也可以与整个团队共享。您可以通过电子邮件,权限和发送链接来共享页面和完成笔记本。通过电子邮件共享单个页面可以通过单击“会议注释”符号直接在Outlook事件中完成。

要经过许可共享,需要访问笔记本或页面的人员需要获得访问贵公司OneDrive存储的权限才能保存笔记本。您只需向笔记本中的所有需要??访问权限的同事授予权限即可。此外,可以通过创建和发送链接来共享笔记本。所有这些共享功能使OneNote成为组织团队,分发信息和分配职责的理想工具。

在线笔记的安全问题

似乎OneNote是您工作场所记录,共享文件,分配任务和跟踪任务的完美工具,对吧?但众所周知,没有下行空间没有上行空间。在OneNote的情况下,其最大的好处之一也是它最大的缺点:OneNote是一个在线笔记工具。这意味着,虽然所有笔记本电脑都可以方便地保存在云中,而且可以从任何地方获得,但这些笔记本电脑在未经授权访问云存储时也会面临更大的风险。由于OneNote不是本地应用程序,而是作为仅在线服务工作,因此出现安全问题,使您的笔记本电脑处于危险之中。

Boxcryptor这样的加密软件无法加密笔记本电脑,这些笔记本电脑实际上从不存在于本地设备上。根据定义,端到端加密需要某种本地端点,端到端加密不能应用于从未在任何端点保存但仅存在于云中的文件。这是所有在线Web服务的问题。因此,OneNote的主要竞争对手; Evernote,Google Keep和Dropbox Paper与Microsoft的解决方案存在相同的安全风险。

为什么Boxcryptor无法加密OneNote?

要理解Boxcryptor无法加密仅在线文件的原因,我们首先要回顾一下Boxcryptor的正常工作方式。通过Boxcryptor驱动器打开文件时,文件本身已在本地设备上可用(通过云提供商的客户端)。通过Boxcryptor打开它,我们只是说这个文件是加密的,我们希望Boxcryptor解密它。打开后,Boxcryptor会为此文件提供参考,并可以检测您何时保存它。它会自动加密更改并更新文件。

对于仅在线文件,本地设备上根本没有文件。通过要求服务器提供它来检索文件的内容。因此,对于本地文件,我们可以通过Boxcryptor驱动器请求文件来使Boxcryptor发挥作用。但是,通过直接从服务器请求文件,OneNote完全可以在Boxcryptor的范围之外工作。从在线服务到其服务器的请求通常也是加密的(例如通过TLS)。因此,即使Boxcryptor想要监控所有连接,它仍然无法获取文件内容。甚至Boxcryptor也无法加密从未实际到达过的数据。

在线笔记的便利性与商业信息的机密性

在在线隐私和数据安全领域,每个用户在一个时间点都面临着一个反复出现的困境 - 方便了数据的机密性。这种困境对于笔记记录应用程序尤其有效,因为这些应用程序通常只在线提供Web服务。

所有企业(以及私人)都应避免通过一切必要的方式将敏感信息暴露给未经授权的访问。存储在云中的数据可能会暴露于一些严重的威胁,这些威胁通过零知识加密得到最好的回答。不应将您的注释从数据保护过程中排除,但使用Web服务进行记录会使保护组织中浮动的所有数据变得更加困难。

因此,我们强烈建议采取更加深思熟虑的方式来记笔记,特别是在公司中。当您将它们用于购物清单或私人待办事项列表时,笔记记录应用程序非常好。但个人数据和公司机密在那里没有地位。每当使用无法加密的Web服务讨论,共享和存储任何关键数据时,都应该避免。截至2018年5月,当共享数据是个人数据时,这对公司特别感兴趣(是的,我们正在谈论GDPR)。

由于没有避免关键数据在没有适当加密的情况下在线存储而导致对您的业务造成罚款或其他损害的风险,绝不应该被忽视。我们建议提高公司中每个人的数据保护意识,并提供安全的替代方案,这对员工来说也非常方便,而不是使用不安全的Web服务。借助虚拟Boxcryptor驱动器和您选择的云存储提供商,可以设置安全的解决方案。笔记记录,团队管理和文件共享可以在Microsoft SharePoint中完成,受Boxcryptor强大的端到端加密保护。注册下面的Boxcryptor和SharePoint网络研讨会,了解安全性与协作的便捷性。